Val'o Buro

PRÉPARER LE DÉVELOPPEMENT D'UN CABINET DE PSYCHOTHÉRAPEUTES EN ORGANISANT SON DÉVELOPPEMENT.

secretariat psychothérapeute coaching organisationnel

Il arrive un moment dans la vie d’une entreprise où l’organisation ; plus précisément l’absence de processus d’organisation, devient un frein au développement.

C’est ce constat qui a amené la directrice de ce cabinet de psychothérapeutes spécialisé dans l’hypnothérapie à faire appel à mon service de consulting.

Cette structure innovante avait besoin de flexibilité durant sa période de développement. 

Elle avait donc fait appel aux services de plusieurs assistantes administratives afin de couvrir ses besoins en secrétariat, accueil du public et gestion documentaire. 

De ces multiples collaborations, était né une gestion administrative décousue et peu lisible, mais qui fonctionnait tant bien que mal.

Cependant, cette absence de vision claire des méthodes de travail qui s’appliquaient dans sa propre entreprise gênait ma cliente. De plus, à présent que son entreprise était stabilisée,  elle avait le projet d’agrandir son équipe administrative et souhaitait permettre aux nouvelles recrues d’être rapidement productives.
C’est en ayant en tête ces objectifs de normalisation mais également de lisibilité que je me suis penchée sur les procédures.

  • Réorganisation du classement informatique de l’entreprise
  • Archivage des documents obsolètes
  • Regroupement et inventaire des procédures portant sur le même sujet

En quelques mois, les procédures étaient synthétisées sous formes de diagrammes.  J’ai mis en place des supports et des textes plus succincts et concrets rendant chaque étape de la gestion administrative du cabinet facile à mettre en œuvre. 

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Grâce à cette méthode de travail normalisée et conçue selon les spécificités de ce cabinet, lorsqu’une nouvelle secrétaire a été recrutée, elle a pu reprendre le poste avec des dossiers classés, retrouver les documents plus facilement et conserver dans le temps cette organisation. Sereine sur le fait que les rendez-vous seraient correctement gérés, les paiements parfaitement collectés et la collaboration avec l’administration fluide et conforme, ma cliente a pu se lancer efficacement dans des opérations de développement de sa clientèle.