Chef d’entreprise et phobique administratif : comment s’en sortir ?
Gérant d’une entreprise, vous recevez chaque jour un grand nombre d’informations. Votre emploi du temps chargé ne vous permet pas de faire face à toute cette paperasse. Artisan, commerçant, gérant d’une TPE, malheureusement le non-respect des délais et le manque d’organisation provoquent du stress et impactent votre activité.
En tant qu’assistante de direction indépendante, je suis confrontée régulièrement à ce type de situation. Je peux vous assurer que la gestion administrative d’une société est très chronophage.
Dans les cas les plus extrêmes, certains d’entre vous ressentent même un blocage face aux démarches et obligations administratives. Ce phénomène s’appelle la phobie administrative.
Convaincue qu’une solution existe pour chacun d’entre vous, je vous livre, ici, quelques astuces que vous pouvez mettre en place dès aujourd’hui.
Votre phobie administrative n’est pas un obstacle pour votre réussite. Examinons ensemble ce phénomène et découvrez comment retrouver confiance en vous et partir en quête de nouvelles perspectives pour votre entreprise !
Phobie administrative : un chef d'entreprise peut-il être concerné ?
Devant la réussite de certains entrepreneurs, nous avons l’impression que tout se passe à merveille pour eux. Pourtant, derrière cette image parfaite, se cache parfois une profonde difficulté à gérer les tâches administratives. En effet, contrairement aux apparences, nombre d’entre eux ne sont pas forcément à l’aise en matière de comptabilité ou de secrétariat.
Simplement désorganisé ou véritable phobique, il n’est pas toujours facile de faire la différence. Comment savoir si vous êtes réellement phobique ?
Phobie administrative : de quoi parle-t-on exactement ?
Vous angoissez à la simple idée de devoir remplir un formulaire ? Ouvrir un courrier de l’administration fiscale vous angoisse ? Les factures et les courriers de relance s’empilent sur votre bureau ?
Vous souffrez certainement de phobie administrative. Je ne parle pas de flemmardise ni de procrastination mais d’une peur irrationnelle qui vous tétanise. Certes, la paresse ou le report systématique des tâches impactent inévitablement la gestion administrative d’une organisation, mais ils ne constituent pas un problème majeur s’ils restent occasionnels.
Dans le cadre de la phobie administrative, ces difficultés de discernement vous poussent à négliger des tâches fondamentales. Cette paralysie décisionnelle engendre des conséquences importantes dans la vie courante et au sein de votre entreprise. Cet état psychologique touche votre capacité de raisonnement, affectant la plupart du temps votre disponibilité et donc votre activité.
Dans ce cas, mieux vaut accepter d’être accompagné pour passer à l’action et retrouver le sentiment de satisfaction du travail accompli. Cette démarche, simple à première vue, est pourtant essentielle pour vous redonner confiance au quotidien.
Entre oublis, procrastination et manque d’intérêt : quelles sont les raisons de votre phobie administrative ?
La plupart des entrepreneurs que je rencontre délaissent souvent la gestion administrative de leur société. Qu’il s’agisse de véritables oublis ou d’une profonde négligence, ils préfèrent généralement se concentrer sur la commercialisation de leurs produits ou de leurs offres. À leurs yeux, ces tâches sont secondaires. Leur objectif prioritaire ? Augmenter leur chiffre d’affaires bien sûr !
En réalité, l’entrepreneur qui souffre d’une phobie administrative n’a pas conscience de la situation. Par conséquent, il trouvera toujours des excuses « valables » pour négliger ces « corvées » jugées inintéressantes, chronophages et non productives.
Phobique administratif ou procrastinateur récidiviste, finalement la problématique est la même. Au bout du compte, la réalité vous rattrape inévitablement et la plupart du temps au plus mauvais moment ! Votre expert-comptable vous réclamera toujours les documents indispensables au moment où votre activité sera la plus intense : fêtes de fin d’année, saison touristique, etc. Les impôts vous relanceront non pas quand tout est calme, mais sûrement quand vous aurez également à gérer un dégât des eaux dans la réserve.
C’est ainsi, dans la vie d’un chef d’entreprise, il y a des périodes où les planètes ont du mal à s’aligner…Mais rien ne sert de s’apitoyer sur la malchance : il est possible d’anticiper et surtout d’éviter ces désagréments. En résumé, n’attendez pas que la situation de votre société ou votre commerce soit critique pour vous organiser !
Comprendre l’impact de la phobie administrative sur les affaires
La réussite d’une entreprise repose sur la prise de décisions éclairées et une approche adaptative. Toutefois, la gestion administrative, souvent reléguée au second plan, est vitale. Cette négligence peut entraîner des coûts superflus, la perte de clientèle et un épuisement mental pour l’entrepreneur, compromettant ainsi la stabilité et le développement de l’activité.
La négligence entraîne l’accumulation de frais inutiles
Une gestion administrative négligée entraîne souvent des dépenses supplémentaires pourtant évitables. Prenons l’exemple concret d’un de mes clients : dans le cadre de son activité, il recevait régulièrement des contraventions.
Faute d’organisation, ces dernières s’accumulaient sans que les délais soient respectés, entraînant des majorations systématiques. Lors de notre collaboration, l’une des premières mesures prises a été d’instaurer une procédure stricte de suivi et de gestion des échéances pour ces contraventions. Cette démarche simple a mis fin aux frais additionnels qu’il supportait depuis trop longtemps.
Ce cas illustre l’importance cruciale d’identifier et d’analyser toutes les tâches administratives au sein d’une entreprise pour établir un processus de traitement efficace et un suivi rigoureux. En planifiant et en respectant scrupuleusement les délais, il est possible de prévenir les dépenses inutiles et de contribuer à la santé financière durable de l’entreprise.
Le manque de temps vous fait perdre de nouveaux clients
Absorbé par les demandes de vos clients actuels et les chantiers en cours, votre temps pour informer les futurs clients sur vos produits ou services se trouve considérablement réduit. Cette situation est exacerbée par votre phobie administrative. Cela consomme tout votre temps et votre énergie initialement destinés à la vente de vos produits ou services.
L’un de mes clients, confronté à ce dilemme, avait signé plusieurs contrats grâce à une stratégie commerciale efficace. Mais il s’est rapidement trouvé dans l’incapacité de poursuivre l’acquisition de nouveaux clients à cause d’un retard administratif croissant.
Ce décalage entravait sa capacité à anticiper, gérer et promouvoir ses offres efficacement, menant à une perte de visibilité et d’opportunités. Les clients potentiels, ne recevant pas les informations nécessaires à temps, se sont alors détournés vers d’autres prestataires.
Heureusement, en intervenant et en soutenant mon client dans cette épreuve, nous avons pu mettre en place un système de gestion administrative efficace. Cela lui a permis de se concentrer à nouveau sur l’acquisition de nouveaux marchés.
Grâce à cette collaboration, mon client a réussi à récupérer une partie des opportunités précédemment manquées. Par la suite, il a également renforcé sa capacité à gérer simultanément ses obligations administratives et ses efforts de croissance.
Les conséquences durables des stratégies d’évitements sur votre santé
Fuir les tâches administratives peut amener à adopter diverses stratégies d’évitement. L’exemple d’un client qui déplaçait constamment ses documents pour se consacrer à des activités plus plaisantes illustre bien ce comportement.
Cette approche lui permettait de s’adonner à de nouvelles tâches, éprouvant ainsi une satisfaction temporaire qui le distrayait de son stress et de sa culpabilité. Pleinement conscient de l’impact négatif de ces stratégies sur son entreprise, il ne parvenait pas à changer d’attitude. Plus le temps passait, plus la charge mentale et la fatigue physique se faisaient ressentir.
Heureusement, en travaillant ensemble, nous avons pu identifier et mettre en œuvre plusieurs solutions pour mieux gérer son temps et respecter les échéances. L’objectif ? Lui permettre de développer durablement son entreprise dans un environnement plus serein.
Parmi ces techniques appliquées avec succès chez la plupart de mes clients pourraient également vous être bénéfiques et être facilement intégrées à votre organisation quotidienne.
Stop à la phobie administrative : solutions et astuces pour entrepreneurs
Jeune entrepreneur, artisan, commerçant, gérant d’une société depuis plusieurs années, le sentiment de nécessité de déléguer certaines tâches administratives est commun. La phobie administrative ou le simple désintérêt pour ces tâches ne doit pas devenir un frein à votre activité. Heureusement, il existe des solutions pour vous libérer de ces contraintes et vous permettre de vous concentrer sur ce que vous faites le mieux.
Pour vous aider à franchir le pas, voici quelques idées sur les premières tâches administratives que vous pourriez déléguer. Dans cette perspective, confiez-les à une secrétaire, un collaborateur, ou encore mieux, une assistante administrative indépendante.
To Do List : Par où commencer ?
Avant de plonger dans le détail des tâches à déléguer, il est essentiel de créer une liste structurée qui vous aidera à y voir plus clair :
-> Lister toutes les tâches liées à votre entreprise par thématique : administratif, commercial, comptabilité
-> Déterminer les tâches que vous pouvez confier à une ou plusieurs personnes
-> Pointer celles que vous aurez besoin de superviser pour assurer leur bon déroulement
-> Repérer les dates importantes liées à votre activité pour ne manquer aucune deadline
-> Repérer vos échéances comptables, cruciales pour la santé financière de votre entreprise
Cette démarche de structuration vous permet de clarifier vos besoins efficacement. Mais c’est aussi un moyen simple de définir les priorités et les compétences nécessaires chez vos futurs collaborateurs ou assistants. En adoptant cette méthode, vous poserez les bases solides pour surmonter la phobie administrative et dynamiser rapidement la gestion de votre entreprise.
Comment organiser les dossiers administratifs et comptables votre entreprise ?
L’organisation préalable des dossiers administratifs et comptables est une étape cruciale avant de pouvoir déléguer efficacement certaines tâches. Une méthode systématique de classement, qu’elle concerne des documents numériques ou papier, instaure un cadre de travail structuré et efficace. Bien que cette discipline puisse sembler fastidieuse au début, ses bénéfices à long terme sont inestimables.
En tant qu’assistante administrative freelance, je commence toujours par effectuer un diagnostic complet de l’entreprise. Cette analyse me permet de comprendre l’activité de la société, afin d’élaborer un plan de classement personnalisé. En effet, ce qui fonctionne pour une organisation peut s’avérer inadapté pour une autre, d’où l’importance d’une approche sur mesure.
Ce procédé s’apparente à celui d’un coach sportif, qui ne lancerait pas un programme d’entraînement sans avoir préalablement évalué la condition physique et les objectifs de son client.
Toutefois, pour vous orienter dans votre projet, voici un exemple de système de classement que l’on peut envisager dans de nombreuses situations :
ADMINISTRATIF : Regroupe tout ce qui concerne la gestion quotidienne de l’entreprise, des contrats aux documents légaux.
CLIENTS : Contient tous les dossiers relatifs à vos clients, de la communication aux contrats et aux suivis de projets.
FOURNISSEURS : Rassemble les informations concernant vos partenaires commerciaux, incluant les contrats, les factures et les correspondances.
COMMUNICATION : Dossier dédié aux stratégies marketing, campagnes publicitaires, présence sur les réseaux sociaux, etc.
COMPTABILITÉ : factures, bilans, etc.
BANQUE : Contient les relevés bancaires, les accords de prêt, et autres documents financiers.
RESSOURCES HUMAINES : Regroupe les dossiers du personnel, de la gestion des salaires aux contrats de travail et aux politiques internes.
Il est possible de configurer les permissions pour donner accès à certains dossiers en fonction du rôle de chaque collaborateur ou intervenant externe dans l’entreprise. Par exemple, pour une de mes clientes, nous avons autorisé son expert-comptable à accéder au dossier COMPTABILITÉ. En étant libre de consulter et de récupérer les informations nécessaires, ce professionnel a bénéficié d’un gain de temps et d’efficacité dans sa mission.
La mise en place de cette organisation peut être confiée à une secrétaire ou à une assistante administrative indépendante spécialisée. Un regard neuf et professionnel sur votre système de classement peut révéler des incohérences ou des améliorations potentielles que vous n’auriez pas identifiées.
Cette démarche, en apportant clarté et ordre, devient un levier essentiel pour dynamiser la productivité et la sérénité au sein de votre entreprise.
Phobique administratif : comment trouver de l’aide ?
Passionnée par l’organisation en entreprise, je me suis lancée dans la rédaction de cet article avec l’ambition de changer votre regard sur la gestion administrative. Véritable phobie administrative ou simple aversion pour la paperasse, dans tous les cas, je vous offrirai des solutions pour résoudre définitivement votre problématique.
Au fil de mes rencontres, de nombreux entrepreneurs expriment le souhait de gérer seuls leur activité, souvent par souci d’économie. Cependant, ils se rendent compte rapidement de l’importance d’une aide extérieure pour apporter un confort et une sérénité dans leur gestion quotidienne.
C’est pourquoi l’objectif principal de mon accompagnement est d’alléger le fardeau de vos tâches administratives vous permettant ainsi de vous concentrer pleinement sur votre cœur de métier.
En tant qu’entrepreneuse moi-même, je suis directement confrontée à la gestion administrative, qui absorbe près de 10% de mon temps d’activité. Cette réalité me permet de comprendre intimement les défis que cela représente et me positionne idéalement pour offrir un soutien adapté à d’autres professionnels.
Avec plus d’un million d’entreprises créées en France en 2023, dont une grande majorité sous forme d’auto-entreprises, nombreux sont ceux qui, se trouvant dans une situation similaire, ont fait appel à mes services. Que ce soit pour des conseils en organisation, la facturation ou les relances clients, mon expertise peut vous apporter un soutien précieux.
Si vous êtes curieux de découvrir comment je peux vous aider à surmonter les obstacles administratifs et souhaitez discuter de vos difficultés particulières, contactez-moi pour convenir d’un rendez-vous. Ensemble, nous pourrons élaborer un plan sur mesure pour simplifier votre gestion administrative et vous permettre de retrouver la sérénité dans votre activité professionnelle.
Phobique administratif ou débordé par les tâches chronophages ? Des solutions existent.