Une gestion de trésorerie optimisée : un des piliers essentiels pour une entreprise pérenne
L’œil rivé sur votre compte bancaire, vous respirez en voyant un solde positif. Ouf, vous avez de l’argent disponible ! Vous attendiez ce moment depuis des mois, c’est un soulagement. Mais quelques jours plus tard, votre banquier vous appelle car vous avez dépassé votre découvert autorisé.
Comment êtes-vous passé si vite d’un solde positif à un découvert ? Quelles sont les dépenses que vous avez oublié d’anticiper ?
Par manque de temps ou tout simplement si vous sous-estimez l’importance du suivi de la trésorerie de votre entreprise, la situation financière de votre entreprise peut très vite basculer.
Sans avoir besoin d’être un expert, comprendre les notions fondamentales vous permet d’anticiper et d’agir. Une gestion efficace des flux financiers joue un rôle essentiel dans le pilotage de votre entreprise.
Dans cet article, je vous explique ce que signifie la gestion de trésorerie, les 3 étapes pour l’optimiser et quels sont les différents professionnels auxquels vous pouvez faire appel pour simplifier cette tâche.
Gestion de trésorerie : qu’est-ce que c’est exactement ?
Attendre le bilan comptable de votre société pour suivre vos dépenses ou vos gains n’est pas recommandé. Une bonne gestion de trésorerie implique un suivi régulier de vos dépenses et de vos gains tout au long de l’année. C’est justement le rôle de la gestion de trésorerie.
Ne pas confondre comptabilité et trésorerie
Votre entreprise peut disposer d’une trésorerie importante malgré une activité déficitaire. Vous aurez l’argent nécessaire pour optimiser votre stratégie commerciale et faire évoluer votre entreprise.
A l’inverse, si vous manquez de trésorerie malgré un résultat comptable positif, vous n’aurez pas la possibilité d’investir ni de payer vos fournisseurs.
La trésorerie est le montant des liquidités disponibles en caisse ou placées sur des comptes bancaires. Elle permet de suivre les entrées ou les sorties d’argent d’une entreprise afin de garantir un niveau suffisant de liquidités.
Pour la comptabilité, les règles exigent l’enregistrement des factures d’achat ou de vente liées à l’exercice comptable sans prendre en compte les délais de paiement.
Si vos dettes ne sont pas soldées à la fin de l’exercice comptable, l’argent disponible sur votre compte bancaire sera bientôt utilisé. De la même manière, si vos clients tardent à régler leurs factures alors que vous avez déjà payé vos fournisseurs votre trésorerie risque de ne pas être suffisante pour régler vos charges fiscales.
Dans l’idéal, un bon résultat comptable associé à une bonne trésorerie sont essentiels pour assurer la pérennité de votre entreprise.
Gérer sa trésorerie : à quoi ça sert ?
La gestion de la trésorerie vise à maintenir un équilibre pour pouvoir couvrir les charges de la société et optimiser les fonds disponibles.
Un suivi régulier des dépenses et des gains offre une sécurité au dirigeant lui permettant ainsi d’envisager sereinement des investissements. Essentiels à l’évolution de votre société, ils peuvent inclure :
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L’achat de matériel ou le remplacement de machines vieillissantes
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Une négociation des tarifs de vos fournisseurs
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Des actions commerciales ciblées pour trouver de nouveaux clients
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Une étude pour estimer le coût d’une future embauche
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Une estimation chiffrée des conséquences d’une fermeture annuelle en période de faible activité
Dans le cas d’une entreprise saisonnière par exemple, le dirigeant est confronté à la nécessité de régler des charges fixes tout au long de l’année, même pendant les périodes d’activité réduite. Une analyse approfondie et une anticipation des dépenses et des revenus lui permettent de faire face aux fluctuations de trésorerie et de combler les déficits de liquidités durant les périodes creuses.
Bien que chaque entreprise soit unique, le processus de suivi de l’activité se déroule de manière similaire.
Les 3 étapes pour optimiser la trésorerie de son entreprise
L’optimisation de la trésorerie permet de s’adapter tout au long de l’année aux variations d’activité et de trouver de nouveaux axes de développement.
Dans cette optique, voici les 3 étapes fondamentales pour suivre de manière précise vos dépenses et vos gains, en passant par l’analyse, le suivi et l’anticipation :
Analyser votre prévisionnel financier
Lors de la création de votre société, votre banquier ou vos investisseurs ont exigé la présentation d’un prévisionnel, sur lequel vous avez investi de nombreuses heures. Ce travail minutieux vous a permis d’analyser chaque poste et de développer des scénarios afin d’atteindre un équilibre financier. Pour rester en phase avec la réalité, il est impératif d’ajuster régulièrement ces prévisions et de surveiller attentivement toutes les variations qui impactent votre entreprise.
Pour ce faire, plusieurs données peuvent vous être utiles :
– L’analyse de votre bilan comptable ou d’une situation intermédiaire
– L’intégration du montant de vos charges réelles
– Le calcul de vos charges sociales et fiscales
– L’exploration de différents scénarios : optimiste, raisonnable, pessimiste
– La définition d’un fonds de roulement
– L’évaluation de la rentabilité des nouvelles actions mises en place
Une fois ces tableaux de bord financiers réalisés, un suivi attentif et des ajustements réguliers s’imposent pour assurer la santé financière de votre entreprise.
Suivre vos créances clients ou vos dettes fournisseurs
L’omission de facturation est un problème récurrent dans les petites entreprises par manque de temps. Pour garantir la stabilité de votre trésorerie, il est crucial d’envoyer les factures aux clients et de suivre de près les règlements.
De la même manière, négocier les échéances des factures avec vos fournisseurs peut vous éviter d’avancer des fonds en cas de retard de paiement de vos clients.
Ces pratiques de gestion vous aideront à disposer des liquidités nécessaires sur votre compte bancaire, rassurant ainsi votre banquier et allégeant votre charge mentale.
Voici une routine simple à adopter :
– Obtenir la signature des devis et demander un acompte avant le démarrage des travaux
– Facturer vos clients de manière régulière
– Suivre les règlements des clients et les relancer si nécessaire
– Surveiller attentivement la santé financière de vos clients
– Négocier les délais de paiement avec vos fournisseurs.
– Rapprocher régulièrement vos relevés bancaires avec vos factures pour repérer d’éventuelles omissions dans votre suivi de trésorerie
En suivant cette méthode, vous optimisez la gestion de vos créances clients et de vos dettes fournisseurs, réduisant les risques financiers et garantissant la pérennité de votre entreprise.
Anticiper les échéances fiscales
En anticipant toutes les échéances fiscales et les montants associés dans votre suivi de trésorerie, vous pouvez prévenir les désagréables sorties financières de dernière minute.
Cette méthode est appropriée notamment pour les entreprises soumises à la TVA. Sur les encaissements réalisés, vous devez restituer la TVA récoltée à l’administration fiscale.
Anticiper la date d’échéance et les montants associés est conseillé pour éviter les mauvaises surprises. Si vous transmettez les derniers justificatifs à votre comptable quelques jours avant la date de la déclaration fiscale, vous connaissez le montant définitif de la TVA à payer tardivement et vous risquez d’oublier de fournir certaines factures d’achat.
Pour suivre votre trésorerie, même si certains outils très intuitfs vous facilitent cette tâche, un fichier Excel est largement suffisant au démarrage. Bien entendu, si vous pouvez opter plus tard pour un logiciel de suivi de trésorerie. L’important est de suivre l’activité de votre entreprise régulièrement.
Pour rendre plus agréable la lecture d’un fichier Excel, je vous recommande de choisir une mise en forme aux couleurs de l’entreprise par exemple. Les données peuvent également être transformées en graphique permettant ainsi de repérer visuellement l’évolution ou les variations de charges.
Face à une situation complexe ou un manque de connaissance, certains entrepreneurs font appel aux services d’un prestataire extérieur à l’entreprise. Cette solution répond aux besoins des TPE ou PME cherchant une aide ponctuelle dans l’analyse et la mise en place de procédure pour optimiser la gestion de trésorerie de leur société.
Qui peut devenir votre allié dans la gestion de la trésorerie de votre entreprise ?
Les métiers de la comptabilité et de la gestion
Dans une entreprise, la personne qui travaille avec les chiffres est souvent appelée « la ou le comptable ». Les métiers de la comptabilité et de la gestion sont complémentaires mais les missions sont différentes de l’assistant de saisie à l’expert-comptable passant par le gestionnaire.
Parmi les métiers de la comptabilité, vous pourrez trouver :
- Le comptable et l’assistant comptable qui enregistrent les écritures comptables à l’aide des factures, gèrent les déclarations fiscales et préparent le bilan pour la clôture de l’exercice comptable de la société.
- L’expert-comptable révise et vérifie les comptes de la société afin d’en garantir la régularité et la sincérité. C’est lui qui signe l’attestation des comptes de la société. Sa profession est réglementée et régie par l’Ordre des experts-comptables.
D’autres métiers travaillent en étroite collaboration avec les comptables :
- Le contrôleur de gestion lit les chiffres et aide les dirigeants pour le pilotage opérationnel et stratégique de l’entreprise. Il collecte les données et analyse les performances de l’entreprise.
- L’assistante administrative et comptable recueille tous les éléments nécessaires pour le comptable, gère la partie administrative de l’entreprise, la facturation des clients et le suivi des règlements. Selon la taille de l’entreprise, les missions de l’assistante sont plus ou moins importantes.
Le rôle de l’expert-comptable
L’expert-comptable joue un rôle crucial en tant qu’interlocuteur privilégié pour les porteurs de projet et les dirigeants d’entreprise cherchant des réponses précises en matière de comptabilité, de fiscalité et de gestion financière.
Bien que certaines entreprises, telles que les micro-entreprises, ne soient pas tenues de recourir à ses services pour certifier leurs comptes, le recours à un expert-comptable devient souvent nécessaire à mesure que l’entreprise se développe. En effet, le gérant peut alors solliciter ses conseils pour évaluer la pertinence d’un changement de statut juridique.
Outre la certification des comptes, l’expert-comptable assume le rôle d’informateur et d’alerteur, tout en respectant la confidentialité des dossiers. Grâce à une formation régulière sur la législation en vigueur, il garantit l’exactitude des actions, y compris en matière de gestion des ressources humaines de l’entreprise.
L’exercice de la comptabilité est strictement réglementé. La saisie des écritures comptables est notamment réservée aux membres inscrits au tableau de l’Ordre des experts-comptables.
L’expert-comptable ne prend pas part aux décisions opérationnelles quotidiennes telles que les achats, le choix des fournisseurs ou la fixation des tarifs commerciaux. Bien qu’il conseille et participe à l’élaboration du budget prévisionnel, il ne remplace pas le gérant dans la gestion quotidienne de l’entreprise.
En fonction de la taille de l’entreprise ou du secteur d’activité, le pôle administratif est inexistant. L’entrepreneur a alors la possibilité de déléguer cette tâche à un professionnel indépendant.
Faire appel à un autre professionnel indépendant
Externaliser la partie administrative et financière d’une entreprise permet de réduire les coûts associés. En effet, certaines petites entreprises n’ont pas les moyens d’embaucher un expert dans ces domaines et font appel à une prestataire externe pour des missions ponctuelles ou quelques heures par mois en fonction des besoins de la société.
Parmi toutes professionnels de la gestion administrative et financière, deux types de métiers se distinguent :
- Responsable administratif et financier, contrôleur de gestion : élabore des tableaux de bord, met en place des indicateurs de performances, analyse les budgets. Les petites entreprises peuvent déléguer ces tâches à un professionnel indépendant spécialisé dans le domaine financier
- Assistante de gestion administrative et comptable : gère toute la partie administrative, social et comptable de la société (hormis la saisie comptable). L’entreprise peut lui confier l’intégralité des tâches ou une partie récurrente pour soulager une assistante salariée
Alors que le responsable financier apporte une aide stratégique et financière, l’assistante assure la bonne exécution des tâches administratives et comptables. Ces deux métiers sont complémentaires et les deux professionnels travaillent parfois conjointement auprès d’une entreprise utilisatrice.
Tous ces alliés peuvent vous apporter une aide précieuse dans la mise en place de votre suivi de trésorerie et vous rassurer en vérifiant que votre stratégie répond à la situation financière de votre activité.
En conclusion :
Dans le cadre de mes missions, je constate chaque jour que la gestion de la trésorerie joue un rôle essentiel dans la pérennité de l’entreprise. TPE, PME ou grande entreprise, toutes les structures sont concernées.
Passée l’étape obligatoire de la création d’un prévisionnel pour leur banquier, certains entrepreneurs n’accordent pas assez d’importance à la mise à jour de leur suivi de trésorerie et se rendent compte trop tard qu’ils ont négligé le pilotage de leur entreprise.
D’autres entreprises plus anciennes ayant jusque-là aucun souci de trésorerie se retrouvent confrontées à l’augmentation des charges et la faible consommation des clients liée à la perte du pouvoir d’achat. Sans un suivi précis et régulier, l’entreprise perd rapidement sa trésorerie acquise ces dernières années.
Avant d’en arriver là, plusieurs solutions s’offrent à vous soit en suivant au quotidien votre trésorerie, en améliorant vos connaissances financières si besoin ou en déléguant certaines tâches que vous n’avez pas le temps de réaliser.
S’informer auprès de vos partenaires et ne pas rester seul dans une situation financière inconfortable permettent de trouver des leviers décisifs vous permettant ainsi de rétablir une situation viable et éviter le pire.
Passionnée par l’organisation, j’accompagne mes clients dans la gestion administrative et financière de leur entreprise en créant des solutions simples et efficaces pour un suivi optimal de leur trésorerie.
Je travaille régulièrement avec les experts-comptables ou les directeurs financiers pour leur fournir tous les éléments nécessaires à leur mission.
Analysez, suivez et anticipez !
Vous avez des difficultés pour gérer votre entreprise ? Ne restez pas seul, faites vous accompagner !